Całkiem niedawno w moje ręce trafiła prawie 20-stronicowa prezentacja, która – delikatnie mówiąc – była bardzo słaba. Co najistotniejsze, poza niechlujnym wyglądem, trudno było zweryfikować cel przygotowanego materiału. Według mojej oceny sam temat można było zaprezentować na maksymalnie 2 przemyślanych i estetycznych slajdach – przy okazji zaoszczędzając czas zarówno twórcy prezentacji, jak i licznych odbiorców tego materiału. Wtedy pomyślałam, że wykorzystam to, co już wiem i postaram się podzielić moim doświadczeniem. Do tej pory wydawało mi się, że to co umiem, to „oczywiste oczywistości”, ale chyba się myliłam;-) Stąd pomysł na post, w którym opiszę zasady dobrej prezentacji w PowerPoint. 7 szybkich rad dla mistrzów PowerPoint! Tym razem zajmę się aspektami technicznymi tworzenia slajdów, a w kolejnym wpisie napiszę więcej o sposobach prezentowania wypracowanego materiału przed publicznością.

1. Zasady dobrej prezentacji: Stwórz schemat i zbuduj fabułę

Zanim włączysz program PowerPoint, zacznij od zgromadzenia wszystkich potrzebnych danych i materiałów, które pomogą Ci stworzyć ramy prezentacji. Sam schemat może powstać na kartce papieru, w Wordzie, albo w innym narzędziu, które lubisz. Ja najbardziej lubię kartkę i ołówek:-) Wiele osób tworzących prezentacje rezygnuje z tego etapu, co moim zdaniem jest dużym błędem. Gdy od razu zaczniemy od tworzenia poszczególnych slajdów, możemy zgubić widok całości oraz cel. Kiedy mamy schemat, łatwiej ułożyć spójną historię, która przyciągnie odbiorcę. Tworzenie historii z już gotowych slajdów jest dużo trudniejszym zadaniem.

Poza tym, gdy najpierw stworzymy slajdy, a potem będziemy kreować historię, może się okazać, że cześć naszego materiału trzeba przeredagować. W ten oto sposób dołożymy sobie tylko dodatkowej i bezsensownej pracy. Postaraj się żeby Twoja prezentacja była jak opowiadanie: miała wciągający początek, rozwinięcie, które będzie budowało napięcie, oraz intrygujące i przyciągające uwagę zakończenie (to nie dotyczy każdej prezentacji – nie namawiam do tego osób prezentujących dane finansowe;) Z mojego doświadczenia wynika, że ze schematem prezentacji jest tak jak ze śniadaniem – można bez niego żyć, ale po co;-) Ważne: nie zaczynaj prezentacji bez nakreślenia schematu tworzącego spójną historię. Nie wszystkie zasady dobrej prezentacji musisz bezwzględnie stosować, ale przemyślana fabuła na pewno bardzo pomoże Ci w pracy.

2. Jasno ustal cel prezentacji

Jeśli szef poprosił Cię o przygotowanie prezentacji i nie jesteś pewien co powinno się w niej znaleźć, to dopytaj o to, zanim zabierzesz się do pracy. Zapytaj czy ten materiał ma być prezentowany podczas spotkania czy raczej ma trafić na skrzynkę mailową albo do firmowego intranetu (to będą dwie zupełnie inne prezentacje!). Jeśli nie masz szefa, to zanim zaczniesz pracę, zastanów się po co w ogóle chcesz szykować te slajdy. Może wystarczy dokument w Wordzie? Robienie prezentacji tylko dla idei, zazwyczaj jest starą czasu.

To co ułatwi odbiór Twojego materiału, to jasne przedstawienie jaki jest jego cel – czy chcesz o czymś poinformować, przedstawić ofertę, a może oczekujesz jakiejś decyzji? Jeśli nie określisz jasno celu, odbiorca może nie zaangażować się w to co masz do przekazania, a w efekcie obie strony tylko stracą czas. Tak więc zapamiętaj: na pierwszym (ewentualnie drugim) slajdzie zamieść: tytuł prezentacji, datę, osobę odpowiedzialną za przygotowany materiał, agendę oraz cel.

3. Określ ramy czasowe prezentacji – reguła 30/10

Sprawdź wcześniej ile czasu potrzeba na zaprezentowanie Twojego materiału – jeśli to ma być prezentacja na spotkanie trwające 30 minut, nie szykuj więcej niż 10 slajdów – i tak nikt ich nie zapamięta. Lepiej przygotować 10 dopracowanych i przemyślanych slajdów niż 30, zawierających bezsensownie przeklejone dane. Upewnij się czy wszystkie slajdy są naprawdę potrzebne, jeśli nie są – to od razu je usuń, ewentualnie przenieś je do załącznika. WAŻNA UWAGA: od tej reguły są oczywiście wyjątki: jeśli na slajdach są głównie obrazki lub hasła, które tylko na chwilę migną na ekranie, możemy sobie pozwolić na nieco większą liczbę slajdów.

Moim zdaniem jest to jedna z najczęściej łamanych zasad przy tworzeniu prezentacji – bardzo często widzę prezentacje, które zawierają po 80 slajdów, szykowanych na maksymalnie godzinne spotkanie. Nie do końca wiem co przyświeca twórcom – czy jest to zwykła chęć „wykazania się”, brak odpowiedniej wiedzy czy też po prostu brak szacunku do odbiorcy. Oczekiwanie, że ktoś w tak krótkim czasie zapamięta wszystko co zostało wklejone na slajdach jest dość naiwne. Zasady dobrej prezentacji mówią jasno –  dostosuj liczbę slajdów do czasu jaki masz na zaprezentowanie materiału.  Podsumowując: w tym wypadku liczy się zdrowy rozsądek i chwila refleksji nad tym co przygotowaliśmy – postaw przede wszystkim na jakość, a nie na ilość.

4. Szanuj swojego odbiorcę

Szanuj czas odbiorcy prezentacji: tak jak napisałam w poprzednich punktach, zacznij od ustalenia ram czasowych, pamiętaj też o podaniu agendy. Zadbaj też o rzetelne informacje: nie wrzucaj na slajdy tego czego sam nie rozumiesz. Sprawdź kilka razy przygotowany materiał i zawarte w nim informacje. Upewnij się, że na slajdach nie ma błędów – korzystaj ze sprawdzania pisowni, dbaj o to żeby na slajdach nie było literówek. Zawsze podawaj źródło prezentowanych danych – możesz te informacje wrzuć do stopki albo do załącznika (ta reguła nie obowiązuje, jeśli odbiorca doskonale wie skąd pochodzą dane).

Zasady dobrej prezentacji zobowiązują Cię do dbałości o szczegóły. Bądź uważny kiedy podajesz informacje takie jak wielkość próby czy daty. Kiedy opisujesz osie wykresu pamiętaj o podaniu jednostek miary, okresach z jakich pochodzą dane. Jedna z najbardziej irytujących cech złych slajdów to natłok danych, które nie są ujęte w żadne ramy. Pamiętajcie, że to co dla Was jest oczywiste, nie musi takim być dla odbiorcy. Ważne jest również aby prezentowane dane były jak najbardziej syntetyczne. Jeśli mamy ochotę napisać rozprawkę na jakiś temat, to nie korzystajmy w PowerPointa. Do zapamiętania: staraj się przygotować materiał tak, aby był syntetyczną analizą bez błędów językowych, zawierającą jedynie potwierdzone dane.

5. Stwórz własny szablon

Adekwatny szablon jest kluczem do sukcesu – bez niego trudno o dobrą prezentację. Jednocześnie jest to zdecydowanie najtrudniejszy element pracy z PowerPointem, ponieważ wymaga sprawnego posługiwania się programem, wyczucia estetyki oraz podstawowych umiejętności z zakresu projektowania graficznego. Dla mniej zaawansowanych użytkowników polecam korzystanie z bezpłatnych szablonów z sieci – choć znalezienie dobrego szablonu może być dość trudne. Ewentualnie możesz zapisać się na mój newsletter (poniżej formularz) i wtedy otrzymasz taki szablon w prezencie.

Dla odważniejszych rekomenduję stworzenie własnego szablonu, który w pełni spełni Wasze oczekiwania – tu krok po kroku pokazuję jak stworzyć szablon. Absolutnie odradzam korzystanie z szablonów jakie możecie znaleźć w samym programie – są kiczowate i od razu sprawią, że nasz materiał będzie wyglądał mało profesjonalnie. Stworzenie szablonu może wydawać się trudne i pracochłonne, ale dzięki własnemu motywowi zaoszczędzimy potem mnóstwo czasu na redakcji już gotowego materiału. Do zapamiętania: zainwestuj w dobry i oryginalny szablon!

6. Trzymaj się z dala od animacji w prezentacji

Jeśli chcesz, aby Twoja prezentacja wyglądała profesjonalnie, trzymaj się z daleka od wszelakich animacji. Zasada ta dotyczy także ruchomych plików typu gif. Nie wiem czemu, ale wiele osób uważa, że bez animacji prezentacja wygląda na niedopracowaną. Jest naprawdę niewiele sytuacji w których zastosowanie animacji może mieć sens. Nieinwazyjna animacja może być pomocna np. kiedy chcecie pokazać jakąś zmianę na wykresie albo przedstawiać zmieniający się trend.

Możesz także rozważyć dodanie animacji podczas prezentacji kolejnych punktów wypowiedzi – ale od razu uprzedzam, że w tym wypadku kluczowy będzie umiar. Ta sama zasada dotyczy przejść pomiędzy slajdami – wszelkie pikselowania, przyloty, wyloty są zabronione – chyba że robimy prezentacje dla sześciolatków;-) Postaraj się przyciągnąć uwagę odbiorcy w inny sposób.

7. Ciekawy i schludny wygląd prezentacji

Ten punkt specjalnie zostawiłam na koniec. Jeśli już znasz powyższe zasady dobrej prezentacji, teraz zostało już tylko zrobić ładne slajdy:-) Podstawą dobrego wyglądu slajdów jest przestrzeganie podstawowych zasad kompozycji. Najlepiej jeśli same reguły zostaną określone w szablonie prezentacji – wtedy unikniemy sytuacji, że każdy slajd będzie „z innej parafii”. Przy tworzeniu szablonu pamiętaj, że każdy slajd powinien mieć: tytuł, treść, numer strony, ewentualnie dane o autorze, stopniu poufności. Wbrew pozorom w PowerPoint są marginesy i warto ich przestrzegać – nie umieszczaj elementów tuż przy krawędzi – gwarantuję, że będzie to źle wyglądać.

Kompozycję oraz rozmieszczenie wszystkich elementów na slajdzie można wygodnie podejrzeć poprzez “pokaz slajdów”. To co nam wydaje się dobre w widoku edycji, podczas pokazu slajdów może wyglądać znacznie gorzej. Ponadto zachowaj umiar, zarówno wklejając kolejne pola tekstowe, jak i obrazki. Jeśli chcesz w swojej prezentacji umieścić wykresy, to próbuj raczej pokazać trend, niż prezentować całe serie nieczytelnych danych. Aby uzyskać elegancki efekt, polecam Wam zamienić czarne fonty na grafitowe, ewentualnie na jakiś inny ciemny kolor.

Autorski e-book „Jak tworzyć profesjonalne prezentacje PowerPoint”

Ten artykuł jest częścią „Jak tworzyć profesjonalne prezentacje PowerPoint„, który napisałam, by odczarować pracę z programem PowerPoint. Jest to kompleksowy poradnik, który pomoże Ci projektować piękne slajdy, nie tracąc przy tym za wiele czasu i energii:-) Dodatkowo e-book zawiera rozdziały, które uzupełnią Twoją wiedzę z podstaw projektowania graficznego. W konsekwencji Twoje prezentacje będą zgodne z najnowszymi trendami w projektowaniu.

Od lat uczę i pokazuję, że w pakiecie Office możesz tworzyć naprawdę ciekawe projekty, które pomogą Ci w pracy zawodowej, na studiach czy podczas tworzenia rodzinnych grafik! W moim sklepie on-line znajdziesz też profesjonalnie skonfigurowane wzorce slajdów. Więcej wzorów: chodź do sklepu:-)

Przy okazji zachęcam Cię do przeczytania kolejnych wpisów poświęconych projektowaniu idealnych slajdów.

Wyjątkowy prezent dla moich czytelników

Jeśli często pracujesz z programem PowerPoint, być może przyda Ci się nowoczesny i minimalistyczny szablon prezentacji? Dla subskrybentów mojego newslettera przygotowałam darmowy szablon z 12 pięknymi slajdami (link do podglądu).

Będę bardzo wdzięczna jeśli zechcesz poświęcić jeszcze chwilę swojego czasu i odwiedzisz mnie na Facebooku. Kliknij na ikonkę poniżej. Do usłyszenia / do zobaczenia!